Ratgeber
E-Rechnung – was bedeutet die neue Pflicht für Vereine?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung - auch für Vereine und gemeinnützige Organisationen. Doch es herrscht große Unsicherheit. Die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt (DSEE) klärt über die neue Regelung auf.
Ein gemeinnütziger Sportverein beantragt eine Förderung von der Stadt, z. B. für die Renovierung des Vereinsheims. Die Stadt bewilligt den Zuschuss unter der Bedingung, dass alle Rechnungen für die bezuschussten Leistungen digital und strukturiert, also als E-Rechnungen, eingereicht werden müssen.
Der Verein beauftragt daraufhin eine Malerfirma. Nach Abschluss der Arbeiten schickt die Firma dem Verein eine strukturierte E-Rechnung im XRechnung-Format, weil sie weiß, dass diese später bei der Stadt eingereicht werden muss. Der Verein prüft die Rechnung, speichert sie digital und reicht sie über das E-Rechnungsportal des Landes bei der Stadt ein – und der Förderbetrag fließt schnell zurück.
So oder ähnlich könnten viele Sportvereine bereits Kontakt mit der E-Rechnung gehabt haben. Was eingeführt wurde, um Straftaten wie die Hinterziehung von Umsatzsteuern zu bekämpfen und Bürokratie abzubauen, entpuppt sich in der Anfangsphase jedoch für viele Vereine als zusätzliche Last.
- Gilt die neue Pflicht auch für uns?
- Welche Software brauchen wir dafür?
- Gibt es Ausnahmen oder Übergangsregelungen?
Zahlreiche solcher Fragen haben seit Inkrafttreten des Gesetzes am 1. Januar 2025 die Deutsche Stiftung für Engagement und Ehrenamt erreicht.
Was ist eine E-Rechnung eigentlich genau?
Die sogenannte elektronische Rechnung ist ein standardisiertes maschinenlesbares Rechnungsformat. Zulässig sind Rechnungen im reinen XML-Format oder hybrid (XML nebst PDF). Im Moment scheinen sich dabei zwei Formate durchzusetzen:
- „XRechnung“ für ein rein strukturiertes Format und
- „ZUGFeRD“ für ein hybrides Format aus XML- und PDF-Datenteil.
Wichtig: Die bloße Übersendung einer Rechnung im PDF-Format via E-Mail ohne diesen speziellen Datensatz ist keine E-Rechnung!
Durch diese neue Form der Rechnungen können Finanzbehörden leichter Steuerprüfungen durchführen, in der letzten Ausbaustufe sollen Rechnungen nicht nur dem Rechnungsempfänger, sondern auch unmittelbar dem Finanzamt übermittelt werden.
Bislang gelten für Vereine noch unterschiedliche Regeln, je nachdem, ob sie Rechnungen empfangen oder selbst erstellen. Sowieso gelten die neuen Pflichten nur für Vereine mit einem umsatzsteuerpflichtigen Zweckbetrieb und/oder einem umsatzsteuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Vereine, die weder einen Zweckbetrieb und/oder einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhalten, und solche, die keine umsatzsteuerpflichtigen Geschäfte tätigen, sind von der Pflicht ausgenommen.
Auch in bestimmten Fällen müssen E-Rechnungen nicht erstellt werden:
- Bei Rechnungen an Endverbraucher und Privatpersonen;
- bei bestimmten umsatzsteuerfreien Umsätzen, z. B. Seminargebühren;
- bei Rechnungen, die einen Gesamtbetrag von 250 Euro nicht übersteigen;
- bei Rechnungen von ausländischen Rechnungserstellern oder Rechnungen an ausländische Rechnungsempfänger oder wenn die sog. Kleinunternehmerregelung zur Anwendung kommt (Umsatzvolumen bis 25.000 Euro/Jahr).
Was ändert sich konkret?
Seit 1. Januar 2025 müssen die oben genannten Vereine in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Dabei helfen kostenlose E-Rechnungsviewers, mit denen eine E-Rechnung lesbar dargestellt wird. Nur die hybriden Rechnungen können dabei noch normal gespeichert, ausgedruckt und zu den Buchhaltungsunterlagen genommen werden, sofern der Verein noch eine händische Buchhaltung führt, was im Übrigen nicht zu empfehlen ist. Erhält der Verein eine rein elektronische Rechnung ohne PDF-Format, kann diese Rechnung mit dem Elster Viewer „sichtbar gemacht werden“.
Beim Erstellen von Rechnungen ist der Gesetzgeber großzügiger. Ein nicht umsatzsteuerpflichtiger Verein darf (noch) herkömmliche („sonstige“) Rechnungen erstellen. Er muss dafür jedoch die Zustimmung des Rechnungsempfängers einholen. Der Ersteller kann, wenn für ihn die Übergangsfristen gelten, anfragen, ob er Rechnungen wie bisher als sonstige Rechnungen senden könnte. Wenn nicht, dann hilft beim rein strukturierten Format (X-Rechnung) der Elster Viewer oder es kommt ein hybrides Format mit einem PDF-Datenteil, der wie gehabt lesbar ist.
Noch bis Ende 2026 können Rechnungen auch auf Papier oder als PDF-Datei übermittelt werden. Unternehmen, die einen Gesamtumsatz von maximal 800.000 Euro im vorherigen Kalenderjahr erzielt haben, dürfen sogar noch bis Ende 2027 sonstige Rechnungen ausstellen. Erst ab 1. Januar 2028 müssen alle Unternehmen bei inländischen Umsätzen mit inländischen Unternehmen E-Rechnungen versenden.
Weitere Informationen und Fortbildungen finden Sie bei der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt.
Zudem steht bei der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt jederzeit ein kompetentes Team für individuelle Rechtsfragen zur Verfügung.
Autoren:
- Franz-Martin Schäfer
Leiter für juristische Beratung bei der DSEE - Veikko Bartel
Justiziariat DSEE