Virtuelle Mitgliederversammlung
Wie die Regelungen sind und was es für Vereine zu beachten gibt
Die Mitgliederversammlung ist ein wichtiges Organ im Verein, wenn es darum geht, demokratisch Entscheidungen zu treffen und allen Vereinsmitgliedern die Möglichkeit zu geben, das Vereinsleben aktiv mitzugestalten. Darüber hinaus dient sie der Regelung vereinsrechtlicher Angelegenheiten, wie etwa der Wahl und Entlastung des Vorstands.
Leider hat es die Corona Pandemie zeitweise unmöglich gemacht, dass sich Vereinsmitglieder persönlich zu Versammlungen treffen. Dem hat der Gesetzgeber schon im letzten Jahr Rechnung getragen und es im Rahmen des sogenannten Covid-19-Gesetzes ermöglicht, dass Mitgliederversammlungen und andere Gremiensitzungen auch virtuell durchgeführt werden können. In Kapitel 15 des Aufbauhilfegesetz 2021 (AufbhG 2021) wurde die Anwendung dieser Ausnahmeregelung bis zum 31. August 2022 verlängert. Was dies für Vereine bedeutet und was es zu beachten gibt, wenn auch künftig virtuell oder als Hybrid-Veranstaltung getagt werden soll, ist hier in einer Übersicht zusammengefasst.
Was bedeutet die verlängerte Regelung für Vereine?
Vereine dürfen bis 31. August 2022 ihre Mitgliederversammlungen selbst dann virtuell durchführen, wenn dies ihre Satzung nicht ausdrücklich vorsieht. Wichtige Vereinsangelegenheiten – wie etwa Neuwahlen des Vorstands – können also auch geregelt werden, ohne dass sich die Vereinsmitglieder aufgrund pandemiebedingter Einschränkungen treffen können oder wollen.
Die Organisation und Durchführung etwa durch eine Videokonferenz ist bis zum genannten Termin erlaubt. Hierfür stehen zwischenzeitlich eine Vielzahl von Programmen zur Verfügung, die teilweise sogar kostenlos genutzt werden dürfen. Vorteilhaft ist es, auf solche Software zurückzugreifen, mit der ein Vereinsmitglied schon Erfahrung gesammelt hat. In der Regel besteht zudem die technische Möglichkeit der telefonischen Teilnahme, sofern kein Computer oder geeigneter Internetanschluss vorhanden ist.
Was ist bei der Einladung zur virtuellen Mitgliederversammlung zu beachten?
Auch wenn keine Präsenzveranstaltung stattfindet, muss die Einladung in der in der Satzung vorgesehenen Form und in der dort genannten Frist erfolgen.
Da sich die Mitglieder nicht persönlich treffen, ist es empfehlenswert, Berichte über die Tätigkeit des Vorstands oder Beschlussvorlagen vorab zu versenden. Stehen Neuwahlen auf der Tagesordnung und gibt es für einzelne Positionen mehrere Kandidaten, so hat es sich bewährt, vorab auch eine Kurzvorstellung zu verschicken. Es sollte darauf geachtet werden, dass es für Mitglieder eine Alternative zur Teilnahme per Computer gibt, etwa per Telefon oder eine schriftliche Abstimmung.
Wie wird in der virtuellen Versammlung abgestimmt?
Wie bei einer Mitgliederversammlung mit persönlicher Anwesenheit, ist auch bei der virtuellen Veranstaltung die Beschlussfähigkeit und die Anzahl der stimmberechtigten Mitglieder festzustellen.
Die Abstimmungsergebnisse müssen durch den Versammlungsleiter ermittelt und zu Protokoll gegeben werden. Er kann bei einer überschaubaren Teilnehmerzahl, die "mit Bild" an der Videokonferenz teilnimmt, per Handzeichen abstimmen lassen. Teilweise bieten die Programme hierzu auch entsprechende Funktionen an.
Bei einer größeren Anzahl von Mitgliedern, und sofern auch eine telefonische Teilnahme möglich ist, wird dies schwierig. Daher ist es sinnvoll, mit der Einladung bereits Abstimmungsbögen zu verschicken, auf denen die Mitglieder ankreuzen können, ob sie den einzelnen Anträgen zustimmen, diese ablehnen oder sich der Stimme enthalten. Diese Abstimmungsbögen können anschließend per Mail, Fax oder Post an die Protokollführerin oder den Protokollführer geschickt werden.
Hybridveranstaltung als Alternative
Sofern Räumlichkeiten vorhanden sind, in denen sich viele – aber nicht alle Vereinsmitglieder – unter Einhaltung der Coronavorschriften treffen können, sind Hybridveranstaltungen eine Möglichkeit. Dabei treffen sich zum Beispiel Vorstandsmitglieder und eine begrenzte Anzahl von Mitgliedern im Vereinsgebäude, während alle weiteren Vereinsmitglieder virtuell teilnehmen.
Wie sieht es nach dem 31.August 2022 aus?
Davon ausgehend, dass es keine erneute Verlängerung der Ausnahmefrist gibt, müssen alle Vereine bis zu diesem Termin ihre Satzung entsprechend angepasst haben, damit sie auch danach bei Bedarf virtuelle Mitgliederversammlungen durchführen dürfen. Dabei steht es dem Verein frei, ob er dies generell vorsieht oder nur für den Fall, dass aufgrund behördlicher oder gesetzlicher Anordnung ein persönliches Treffen aller Mitglieder nicht möglich ist.
Auch dazu, wie bei virtuellen Mitgliederversammlungen abgestimmt wird, kann jeder Verein eigene Regelungen finden. In diesem Zusammenhang kann auch geprüft werden, ob für Mitgliederversammlungen generell die Möglichkeit der "Briefwahl" für die Mitglieder eingeräumt wird, die nicht persönlich teilnehmen können.
Die Informationen in diesem Ratgeber stammen von der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt. Weitere Infos zur Stiftung sowie deren Aufgaben und Förderprogramme finden Sie hier.